Trend Homeoffice
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Empfehlungen zum Thema Homeoffice

Die Ausbreitung des neuartigen Corona-Virus und die Furcht vor einer Infektion haben mittlerweile weltweite Konsequenzen. Als wirkungsvollstes Mittel zur Eindämmung gilt vor allem Abstand zueinander halten. Die daraus resultierenden Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung haben in den letzten Tagen große Teile des öffentlichen Lebens in Deutschland zum Erliegen gebracht. Schulschließungen führen dazu, dass Eltern eine alternative Kinderbetreuung organisieren müssen. Unternehmen sollen, soweit möglich, auf Arbeit von zuhause ausweichen. Generell wird von jedem unnötigen Kontakt zwischen Menschen abgeraten. Ziel ist es, die Geschwindigkeit der Neuansteckungen zu verlangsamen und so das Gesundheitssystem zu entlasten.

Digitalisierung macht’s möglich

Dies sind sicherlich schwere Einschnitte, aber man kann darin auch eine Chance sehen. Die moderne Telekommunikation und Digitalisierung bieten zahlreiche Alternativen, die wir ausschöpfen können, um ein Miteinander auf Distanz aufrechtzuerhalten.

  • Familien können über Videochat oder per Telefon Kontakt halten
  • Unterricht kann über digitale Lernplattformen stattfinden
  • Arbeitnehmer in vielen Branchen können ins Homeoffice ausweichen

Trend geht zum Homeoffice

Die Corona-Pandemie hat der Telearbeit enormen Vorschub geleistet. Um Arbeitnehmer vor Ansteckungen zu schützen und um Arbeitsausfälle möglichst gering zu halten, ist es für Unternehmen absolut sinnvoll, Homeoffice zu ermöglichen.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Arbeit im Homeoffice besteht aktuell nicht. Telearbeit ist auch nicht in allen Branchen möglich, bei vielen Arbeitnehmern jedoch, die Ihrer Beschäftigung hauptsächlich am Schreibtisch nachgehen, spricht allerdings nichts gegen eine entsprechende Zusatzvereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Bis vor Kurzem lag die Homeoffice-Quote in Deutschland bei nur 12% der Erwerbstätigen, Deutschland hat lange an einer Präsenzkultur im Büro festgehalten. Das liegt zum einen an der Infrastruktur, zum anderen an Erfahrungen mit den veränderten Prozessen, Abstimmungen und Arbeitsweisen, die sich durch Heimarbeit ergeben. Aber in jedem Unternehmen kann durch Digitalisierung der Prozesse Homeoffice schnell, unkompliziert und erfolgreich umgesetzt werden.

Wie kann Homeoffice im eigenen Unternehmen umgesetzt werden?

Schritt 1: Dem Arbeitnehmer muss geeignetes Equipment zur Verfügung stehen. Der Arbeitsrechner sollte ein transportabler Laptop sein. Und natürlich braucht es eine Internet-Verbindung. Um diese möglichst gut kontrollieren zu können, helfen eine eigene Homeoffice-Firewall sowie ein zentral gemanagtes WLAN (z.B. von Cambium)

Schritt 2: Prozesse müssen digitalisiert werden. Kommunikationslösungen wie Telefonkonferenzen oder Video-Telefonie sind wichtig, wenn Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder an Meetings teilnehmen. Um die 1-zu-1-Kommunikation zu vereinfachen, bietet sich neben der Telefonie auch ein Chat-Programm an. Sinnvoll sind zudem Cloudspeicher-Lösungen, um Dateien und Dokumente mit Kollegen auszutauschen, die im Büro oder ebenfalls im Homeoffice sind.

Folgende Punkte sind wichtig für eine erfolgreiche Umsetzung

Wir setzen bei der Umsetzung auf bewährte Lösungen, die einfach und schnell einsatzbereit sind und über eine hervorragende integrierte Benutzerführung verfügen. Service und Installationssupport sind dabei selbstverständlich gewährleistet. Alle Schritte können auch vollständig remote durchgeführt werden.

1. Eine sichere Verbindung zur Datenübertragung

Verbinden Sie die Zentrale sicher und einfach mit externen Nutzern und Filialen. Schützen Sie Ihre Client-to-Site- und Server-to-Server-Verbindungen mit einem eigenen VPN-Client der benutzerfreundlich ist und eine leistungsstarke Netzwerkverbindung bietet. Oder nutzen Sie das Standardprotokoll IPsec, wie es viele VPN-Clients auf mobilen Geräten integriert haben, und erlauben Sie VPN-Verbindungen über externe Firewalls, Router und Geräte.

Beispiel eines 30 Benutzer Szenarios

Installation/ Konfiguration einer Firewall mit VPN Zugriffsmöglichkeiten der Mitarbeiter von zuhause aus sowie Kommunikation entfernter Geräte mit dem Firmennetzwerk über das Clientmanagement-System.

  • Option 1: Hardware kann ohne beim Kunden vor Ort sein zu müssen konfiguriert und in Betrieb genommen werden.
  • Option 2: Bereitstellen der Hardware für die Firewall. Diese können entweder direkt beim Kunden vor Ort installiert oder beim Fachhändler konfiguriert und zum Kunden verschickt werden.
  • Option 3: Virtualisierung der Firewall in bestehender IT-Infrastruktur des Kunden.
  • automatisiertes Ausrollen des VPN Clients auf den unterschiedlichsten Geräten
  • Erstellen der entsprechenden Softwarepakete und zuweisen der Geräte.
  • Erstellen der Firewall-Regeln für den VPN Zugang der einzelnen Mitarbeiter sowie Firewall-Regeln für Management der Geräte.

Installationspauschale: 464,10 € (brainworks Setup Service L*)
Kundenspezifische Anpassungen: 142,80 € je angefangene Stunde
Produktkosten: Hardware 796,11 €
Produktkosten: Lizenz 751,68 €/Jahr

optionaler Servicevertrag für das Gesamtprojekt: 2.380 €/Jahr
(Listenpreise inkl. MwSt für das beschriebene Beispiel-Szenario)

2. Eine einfache und zentrale Administration von Hardware und Software

Mit einer Clientmanagement-Lösung können Unternehmen alle digitalen Endgeräte ihrer Mitarbeiter, egal ob Desktop Rechner oder mobile Geräte, egal ob macOS, Windows, ChromeOS, iOS oder Android, lokal oder im Homeoffice sicher verwalten. In einem zentralen Interface lassen sich bequem und schnell Patches ausrollen, Apps bereitstellen, Profile zuweisen oder Reports erstellen, und das alles remote. Alle Benutzer können so aus der Zentrale verwaltet und supportet werden, ohne selbst etwas tun zu müssen. Im Homeoffice benötigte Software, die nicht auf einem Endgerät installiert ist, kann ganz einfach aus einem Software-Kiosk geladen werden.

Beispiel eines 30 Benutzer Szenarios

  1. Grundinstallation sowie Grundkonfiguration der zentralen Komponente.
  2. Enrollment und Integration der Homearbeitsplätze und Benutzer.

Installationspauschale: 464,10 € (brainworks Setup Service L*)
Kundenspezifische Anpassungen: 142,80 € je angefangene Stunde
Produktkosten: Lizenzkosten Desktop 3.132 €/Jahr
Produktkosten: Lizenzkosten 10 Mobilgeräte 238 €/Jahr

optionaler Servicevertrag für das Gesamtprojekt: 2.380 €/Jahr
(Listenpreise inkl. MwSt für das beschriebene Beispiel-Szenario)

3. Eine effektive Zusammenarbeit der Benutzer

Auf der Benutzerebene kommen nun die Mitarbeiter ins Spiel und alle Anwendungen die genutzt werden um zu kommunizieren, Dateien zu bearbeiten und Daten auszutauschen bzw. zu speichern.

Eine Frage, die oft bei der Auswahl von Lösungen gestellt wird: Ist es notwendig als Basis für eine Homeoffice-Strategie Cloud-Dienste der großen amerikanischen Hersteller zu verwenden? Wir sagen Nein, ganz und gar nicht. Es gibt viele europäische Anbieter von Cloud- oder SaaS-Lösungen, die sogar als komplette OnPremise-Lösungen selbst gehostet werden können. Man muss natürlich bereit sein in eigene IT-Ressourcen zu investieren, erhält dafür aber die unmittelbare Kontrolle über Daten und Prozesse und damit zusätzliche Autonomie und Handlungsfreiheiten.

3a. Software zur Unterstützung der Kommunikation

Eine Kommunikationsplattform der Zukunft bietet Funktionen wie Telefonie, Chat-Räume, Bildschirmteilung und Steuerung, Web-Meetings. So können alle Mitarbeiter egal ob lokal, im Homeoffice oder mobil, jederzeit miteinander kommunizieren, Video-Konferenzräume erstellen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Beispiel eines 30 Benutzer Szenarios

Eine moderne Kommunikationsplattform bedarf keines großen Installationsaufwands. Grundkonfiguration inkl. Anlegen der Benutzer sowie Anbinden eines Telefonie-Provider und Abbilden einfacher Anrufstrategien (Warteschlangen, Gruppen, Ansagen).

Das Arbeiten mit Smartphone oder Rechner stellt sich äußert einfach dar:

  • Option 1: Browser: Mit Browsern wie Chrome und Firefox kann sich der Benutzer einfach mit Benutzername und Passwort verbinden.
  • Option 2: Eine Collaboration-App lässt sich mühelos über die Clientmanagement-Software auf die entsprechenden Geräte (Smartphones, Mac, Windows ) ausrollen. Der Benutzer hinterlegt nur wieder seine Login-Daten.
  • Option 3: Verwenden der Smartphone App. Die Collaboration App ist einerseits im IOS Store und im Google Playstore kostenlos erhältlich. Die Konfiguration seitens des Benutzers ist auch hier denkbar einfach. Einfach Serveradresse der hinterlegen und wiederum Benutzername und Passwort angeben. Via Smartphone lassen sich direkt VoIP Gespräche über die Firmennummer initiieren als auch entgegennehmen.
  • Option 4: Dank des integrierten Anbindungssystems muss ein Benutzer lediglich das SIP-Telefon mit dem Internet verbinden und das Gerät konfiguriert sich komplett automatisiert und der Benutzer hat seine gewohnte Durchwahl sowie Funktionstasten auf dem Telefon abgebildet.

Installationspauschale: 464,10 € (brainworks Setup Service L*)
Kundenspezifische Anpassungen: 142,80 € je angefangene Stunde
Produktkosten: Business Lizenzen aktuell für 6 Monate kostenlos, danach 245,62€ pro Monat

optionaler Servicevertrag für das Gesamtprojekt: 2.380 €/Jahr
(Listenpreise inkl. MwSt für das beschriebene Beispiel-Szenario)

3b. Software für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Mit einer modernen Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit (Groupware) können Sie neben E-Mail auf sämtliche Kommunikationsmöglichkeiten und Produktivitätswerkzeuge zugreifen. Ein Groupware WebClient ist somit die zentrale Anlaufstelle jeder Firma, über den sämtliche Kommunikation zusammenläuft.

Mitarbeiter können neben normalen Groupware-Diensten wie E-Mail, Kalender und Notizen die Daten auf ihren Laufwerken und Geräten synchronisieren oder Dokumente im Browser erstellen, bearbeiten und austauschen und damit ihre Arbeit effizient und einfach erledigen, egal von welchem Endgerät.

Beispiel eines 30 Benutzer Szenarios

Inbetriebnahme einer Groupware und Collaboration Lösung

  • Grundkonfiguration des Mailservers
  • Erstellend der Benutzer, optional Import aus Verzeichnisdienst
  • optional Datenmigration aus dem Altsystem (Aufwand nicht konkret abschätzbar)

Bereitstellten der Clients

  • Webclientzugang
  • weitere Tools wie Filesync für Dokumente und TeamChat , Outlook Plugin, Desktop Client
  • Benutzer muss lediglich mit Username und Passwort eingeben

Installationspauschale: 464,10 € (brainworks Setup Service L*)
Kundenspezifische Anpassungen: 142,80 € je angefangene Stunde
Produktkosten: Lizenzkosten 2.043,23 €/Jahr

optionaler Servicevertrag für das Gesamtprojekt: 2.380 €/Jahr
(Listenpreise inkl. MwSt für das beschriebene Beispiel-Szenario)

Höchste Sicherheitsansprüche bei der Arbeit im Mobile Office

Sicherheit ist eine der wesentlichen Voraussetzungen, wenn es darum geht, Arbeitsplätze im Homeoffice einzurichten. Zudem ist die Sicherheit von Unternehmensdateien, Servern und Mitarbeiterdaten eines der wichtigsten Anliegen von IT-Abteilungen und von jedem einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen und sollte deshalb auch bei der Heimarbeit die entsprechende Priorität genießen. Ungenügende Sicherheitsvorkehrungen können zu stundenlangen Ausfallzeiten von IT-Systemen, einem Rückgang der Produktivität sowie einem erheblichen Datenverlust führen.

Unsere Lösungen sind sicher, datenschutzkonform gemäß der DSGVO und stellen dabei eine kostengünstige Alternative zu den Angeboten von Microsoft, Zoom und anderen dar. Viele Hersteller stellen Ihre Angebote aktuell für einen temporären Zeitraum kostenlos zur Verfügung. Bedenken Sie hier die Kosten, die nach 6, 9 oder 12 Monaten entstehen.

Welche Vorteile bietet das Homeoffice?

  • weniger Stress auf dem Weg zur und von der Arbeit
  • entspannteres, ruhigeres Arbeiten
  • bessere und konzentriertere Meetings
  • weniger Ablenkung durch zwischen “Tür und Angel” Unterbrechungen
  • bessere und striktere Dokumentation von Vorgängen und Meetings (Chat-Verläufe, Emails, Terminplanungen…)
  • Zwang zur genaueren Formulierung und damit präzisere schriftliche Kommunikation
  • jeder hat immer einen Rechner zur Verfügung und sitzt nicht mit dem Notizbuch im Meeting, schnellerer Zugriff auf Informationen, schnellere Dokumentation von Meetings

Die nächsten Schritte

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und teilen Sie uns mit, für welche Funktionsbereiche Sie sich interessieren. Wir geben Ihr Anfrage an einen unserer Fachhandelspartner in Ihrer Nähe weiter.

Umsetzung ist vollständig remote möglich

Nach telefonischer Abstimmung erhalten Sie dann ein entsprechendes Angebot. Die Umsetzung kann bei Ihnen Vor-Ort stattfinden oder auch vollständig remote durchgeführt werden. Füllen Sie das Kontaktformular aus oder telefonieren bzw. chatten Sie direkt mit uns. Sie haben alle Möglichkeiten.

Sie sind schneller im Homeoffice als Sie denken!

Kontaktieren Sie uns für mehr Infos

Unser Vertriebsteam

Pamela Zeindl
Sales DE – PLZ 2, 3 und 6

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Cihan Tacyildiz
Sales DE – PLZ 4 und 5

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Mario Künzl
Sales DE – PLZ 7, 8, 9, CH

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Karl Huber
Projekt-Vertrieb

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Daniel Musollino
Projekt-Vertrieb

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Dimitri Epp
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Michael Anger
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Unser Technologie & Consulting Team

Stephan Kratzl
Technologie & Consulting

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*brainworks Setup Service L: Professionelle Remote Unterstützung eines Handelspartners per Telefon und Teamviewer durch einen brainworks Spezialisten bei der Installation EINES der folgenden Produkte: IceWarp, FileWave, Xirrus, Operator, Phonalisa, GFI Archiver, GFI Faxmaker, GFI Mailessentials, CaptiveNET, IACBOX, Wildix, Ucopia. Unser Rundum-Sorglos Paket für Ihre Installation, beinhaltet maximal 3 Stunden Dienstleistung und 2×15 Min Service im Folgemonat. Verzögerungen, die nicht von uns verursacht wurden, gehen zu Lasten der bestellten Arbeitszeit, Arbeiten finden zu unseren brainworks Servicezeiten statt. Terminvereinbarung mindestens 5 Werktage im voraus durch Händlertechniker mit brainworks Spezialisten.